Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Identificación del responsable del tratamiento
NEXUS CORPORATION BUSINESS S.A.S., identificada con NIT 901.914.477-0, en adelante "NEXUS", en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de garantizar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y, cuando sea procedente, solicitar la supresión de la información personal que sea objeto de tratamiento.
NEXUS reconoce la importancia de la privacidad y la protección de la información de sus clientes, potenciales clientes, usuarios, proveedores, aliados, colaboradores y demás personas cuyos datos personales sean tratados por la compañía.
La presente política establece los criterios, procedimientos, finalidades y mecanismos mediante los cuales NEXUS realiza el tratamiento de datos personales.
Esta política se encuentra disponible para consulta permanente a través de los canales habilitados por NEXUS.
2. Marco normativo
El tratamiento de datos personales realizado por NEXUS se desarrolla de conformidad con la legislación colombiana aplicable, incluyendo, entre otras disposiciones:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Decreto 1074 de 2015 y las disposiciones que reglamenten el régimen de protección de datos personales.
- Decreto 1377 de 2013, en las disposiciones incorporadas al Decreto 1074 de 2015.
- Las demás normas que modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten las disposiciones aplicables a la protección de datos personales.
La Ley 1581 de 2012 establece el marco general para la protección de datos personales y reconoce, entre otros, los derechos de los titulares frente a la información que sea recolectada y tratada por entidades públicas o privadas.
3. Ámbito de aplicación
Esta política aplica a todas las bases de datos, archivos físicos o digitales, sistemas de información, plataformas tecnológicas, formularios, canales de comunicación y demás medios utilizados por NEXUS para realizar operaciones de tratamiento de datos personales.
La política aplica a los datos personales tratados directamente por NEXUS y, cuando corresponda, a aquellos tratados por terceros que actúen como Encargados del Tratamiento por cuenta de NEXUS.
4. Definiciones
Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular
Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, modificación, transmisión, transferencia o supresión.
Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, el Responsable es NEXUS CORPORATION BUSINESS S.A.S.
Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, cuando dicha autorización sea exigible.
Base de datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
5. Datos personales que NEXUS puede recolectar
Dependiendo de la relación que exista con el titular y del servicio o interacción correspondiente, NEXUS podrá recolectar los siguientes datos personales:
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico.
- Número de teléfono.
- Nombre de la empresa u organización a la que pertenece.
- Información relacionada con solicitudes, consultas, cotizaciones o servicios solicitados.
- Información que el titular proporcione voluntariamente durante una comunicación con NEXUS.
En los formularios disponibles actualmente en el sitio web de NEXUS podrán solicitarse, entre otros: nombre, correo electrónico, empresa y teléfono de contacto.
NEXUS procurará recolectar únicamente la información necesaria y pertinente para las finalidades informadas al titular.
6. Datos sensibles
NEXUS no solicita de manera ordinaria datos personales sensibles a través de los formularios comerciales disponibles en su sitio web.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, de acuerdo con la legislación colombiana.
NEXUS solicita a los usuarios abstenerse de suministrar a través de los formularios del sitio web información sensible que no sea necesaria para la solicitud realizada.
Cuando excepcionalmente sea necesario tratar información de carácter sensible, NEXUS aplicará las condiciones y garantías exigidas por la legislación colombiana.
7. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados por NEXUS podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
7.1. Atención de solicitudes
Atender preguntas, solicitudes de información, consultas, comentarios y comunicaciones realizadas por los titulares.
7.2. Contacto comercial
Contactar al titular cuando este haya solicitado información sobre los servicios, soluciones, productos o propuestas comerciales de NEXUS.
7.3. Elaboración de propuestas y cotizaciones
Utilizar la información suministrada para comprender las necesidades del potencial cliente y preparar propuestas, cotizaciones o soluciones personalizadas.
7.4. Prestación de servicios
Cuando exista una relación contractual, utilizar los datos necesarios para ejecutar, administrar y realizar seguimiento a los servicios contratados.
7.5. Gestión de clientes
Administrar las relaciones comerciales, contractuales y operativas con clientes, aliados y proveedores.
7.6. Comunicaciones
Enviar comunicaciones relacionadas con solicitudes, servicios, novedades, actualizaciones, información empresarial y, cuando corresponda, comunicaciones comerciales, siempre dentro del marco de la autorización otorgada y la normativa aplicable.
7.7. Seguridad
Prevenir, detectar y gestionar accesos no autorizados, fraude, abuso, incidentes de seguridad y otras actividades que puedan afectar los sistemas o servicios de NEXUS.
7.8. Cumplimiento legal
Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
7.9. Administración tecnológica
Gestionar plataformas, sistemas, infraestructura tecnológica, servicios digitales y herramientas utilizadas para operar el sitio web y prestar los servicios de NEXUS.
7.10. Mejora de servicios
Analizar información de manera agregada o, cuando sea posible, anonimizada para mejorar la experiencia del usuario, los procesos, productos y servicios ofrecidos por NEXUS.
8. Tratamiento relacionado con servicios de automatización e inteligencia artificial
NEXUS desarrolla y/o implementa soluciones de automatización, software, inteligencia artificial, integraciones y agentes tecnológicos.
En el marco de dichos servicios, determinados datos personales podrán ser tratados por NEXUS por cuenta y bajo las instrucciones del cliente, cuando NEXUS actúe como Encargado del Tratamiento.
En estos casos, el tratamiento estará limitado a las finalidades, instrucciones y condiciones establecidas contractualmente con el cliente y a las obligaciones previstas por la legislación aplicable.
Cuando una solución tecnológica requiera la utilización de proveedores externos de infraestructura, alojamiento, automatización, comunicaciones, inteligencia artificial, almacenamiento u otros servicios tecnológicos, NEXUS podrá utilizar dichos proveedores en calidad de Encargados o subencargados, según corresponda, implementando las medidas contractuales y de seguridad aplicables.
NEXUS no utilizará los datos personales de sus clientes para finalidades incompatibles con aquellas autorizadas o acordadas.
9. Principios aplicables al tratamiento
NEXUS aplicará, entre otros, los siguientes principios:
Legalidad
El tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
Finalidad
Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas.
Libertad
El tratamiento se realizará, cuando corresponda, con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones establecidas por la ley.
Veracidad
NEXUS procurará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia
Los titulares podrán solicitar información acerca de los datos personales que sean objeto de tratamiento.
Acceso restringido
El tratamiento estará sujeto a medidas que eviten el acceso no autorizado.
Seguridad
NEXUS implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información.
Confidencialidad
Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a mantener la confidencialidad de la información, incluso después de terminada su relación con NEXUS cuando corresponda.
10. Autorización del titular
Cuando la autorización sea requerida por la legislación aplicable, NEXUS solicitará al titular una autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro mecanismo que permita demostrar razonablemente la manifestación de voluntad del titular.
La autorización podrá incluirse, entre otros mecanismos, mediante:
- Formularios del sitio web.
- Casillas de aceptación.
- Formularios digitales.
- Comunicaciones electrónicas.
- Contratos.
- Otros mecanismos legalmente válidos.
El titular podrá abstenerse de proporcionar información que no sea necesaria para la finalidad solicitada.
11. Derechos de los titulares
De conformidad con la legislación colombiana, los titulares podrán:
- Conocer los datos personales que NEXUS tenga sobre ellos.
- Solicitar la actualización de sus datos personales.
- Solicitar la rectificación de información incorrecta, incompleta o desactualizada.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, cuando esta sea exigible.
- Conocer el uso que NEXUS haya dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente.
- Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, cuando legalmente sea posible.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las normas de protección de datos personales, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado, cuando ello sea exigible.
Los derechos de los titulares se encuentran contemplados principalmente en la Ley 1581 de 2012.
12. Procedimiento para ejercer los derechos
Los titulares podrán presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con sus datos personales a través del siguiente canal:
Correo electrónico: info@nexuscbs.com
Teléfono: 311 381 1539 — 314 210 7193 — 324 877 0477
Asunto recomendado: Protección de Datos Personales
La solicitud deberá contener, como mínimo:
- Nombre completo del titular.
- Documento o mecanismo que permita verificar razonablemente su identidad.
- Descripción clara de la solicitud.
- Información de contacto para recibir respuesta.
- Documentos que considere necesarios para sustentar la solicitud, cuando corresponda.
Cuando la solicitud sea presentada por un representante, apoderado o causahabiente, deberá acreditarse dicha calidad.
13. Consultas
Las consultas relacionadas con los datos personales serán atendidas de acuerdo con los términos establecidos en la legislación vigente.
Actualmente, el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 establece un término máximo de diez (10) días hábiles para atender las consultas. Cuando excepcionalmente no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al titular la razón de la demora y la fecha de respuesta, sin superar el término adicional permitido por la ley.
14. Reclamos
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o que existe un presunto incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales, podrá presentar un reclamo.
Una vez recibido un reclamo completo, NEXUS lo tramitará conforme al procedimiento establecido por la legislación vigente.
El término máximo establecido por la Ley 1581 de 2012 para responder un reclamo es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, con la posibilidad de la prórroga legal correspondiente cuando no sea posible atenderlo dentro del término inicial.
Si el reclamo se encuentra incompleto, NEXUS podrá solicitar al titular la información necesaria para completar su trámite, conforme a los términos legales aplicables.
15. Supresión de datos
El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que estos están siendo tratados de manera contraria a la legislación aplicable o cuando corresponda de acuerdo con la finalidad para la cual fueron recolectados.
La solicitud de supresión no será necesariamente procedente cuando exista un deber legal o contractual que obligue a NEXUS a conservar determinada información.
Cuando exista una obligación legal, contractual, contable, fiscal, judicial o de otra naturaleza que requiera conservar determinados datos, NEXUS podrá mantenerlos durante el período necesario para cumplir dicha obligación.
16. Revocatoria de la autorización
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales cuando ello sea legalmente procedente.
La revocatoria podrá ser total o parcial dependiendo de las finalidades autorizadas.
La revocatoria no afectará la legalidad del tratamiento realizado antes de su solicitud.
Cuando existan razones legales o contractuales que permitan o exijan continuar tratando determinados datos, NEXUS podrá conservarlos y tratarlos exclusivamente para dichas finalidades.
17. Conservación de la información
NEXUS conservará los datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados.
El período de conservación podrá depender de:
- La finalidad del tratamiento.
- La existencia de una relación contractual o comercial.
- Obligaciones legales o regulatorias.
- Necesidades de seguridad.
- Atención de posibles reclamaciones.
- Conservación de registros históricos.
- Ejercicio o defensa de derechos.
Una vez cumplida la finalidad y cuando no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación, NEXUS procederá a eliminar, anonimizar o aplicar las medidas correspondientes sobre la información, según resulte técnicamente y jurídicamente procedente.
18. Seguridad de la información
NEXUS implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales contra:
- Acceso no autorizado.
- Pérdida.
- Alteración.
- Divulgación no autorizada.
- Destrucción.
- Uso indebido.
- Tratamiento no autorizado.
Entre las medidas podrán encontrarse controles de acceso, autenticación, gestión de permisos, respaldos, monitoreo, controles tecnológicos y procedimientos internos de seguridad.
No obstante, ningún sistema tecnológico puede garantizar una seguridad absoluta frente a todos los riesgos existentes en Internet.
19. Encargados y proveedores tecnológicos
Para desarrollar sus actividades, NEXUS podrá contratar proveedores tecnológicos que requieran acceder o procesar determinados datos personales.
Estos proveedores podrán prestar servicios relacionados con:
- Alojamiento de información.
- Infraestructura tecnológica.
- Correo electrónico.
- CRM.
- Automatización.
- Analítica.
- Comunicaciones.
- Almacenamiento.
- Servicios de inteligencia artificial.
- Gestión de formularios.
- Seguridad informática.
- Soporte tecnológico.
Cuando dichos terceros actúen como Encargados del Tratamiento, NEXUS procurará establecer las obligaciones correspondientes de confidencialidad, seguridad, tratamiento limitado a las instrucciones y demás obligaciones exigibles.
20. Transmisión y transferencia internacional de datos
Algunos proveedores tecnológicos utilizados por NEXUS podrán encontrarse ubicados fuera de Colombia.
Cuando el funcionamiento de determinados servicios implique la transmisión o transferencia internacional de datos personales, NEXUS aplicará las condiciones, autorizaciones, garantías y demás requisitos establecidos por la legislación colombiana aplicable.
El uso de proveedores internacionales no implica autorización para utilizar los datos personales para finalidades diferentes de aquellas informadas o autorizadas.
21. Cookies y tecnologías similares
El sitio web de NEXUS podrá utilizar cookies y tecnologías similares para facilitar su funcionamiento, mejorar la experiencia de navegación, realizar mediciones estadísticas, mantener determinadas funcionalidades y, cuando corresponda, analizar interacciones con el sitio.
Las cookies podrán ser propias o proporcionadas por terceros cuyos servicios sean utilizados en el sitio web.
Cuando corresponda, el usuario podrá administrar determinadas preferencias de cookies mediante las herramientas disponibles en su navegador o mediante los mecanismos de configuración proporcionados por el sitio web.
El uso de cookies no modifica los derechos que tienen los titulares sobre sus datos personales.
22. Datos de navegación y seguridad
Al visitar el sitio web, determinados datos técnicos podrían ser registrados automáticamente por los sistemas utilizados para operar y proteger la plataforma.
Estos datos pueden incluir información técnica relacionada con el dispositivo, navegador, dirección IP, fecha y hora de acceso, eventos de seguridad y registros técnicos.
Esta información podrá utilizarse para:
- Mantener la seguridad del sitio.
- Detectar comportamientos anómalos.
- Prevenir ataques.
- Diagnosticar errores.
- Mejorar el funcionamiento técnico.
- Generar estadísticas generales.
Cuando dicha información pueda asociarse con una persona identificable, será tratada de acuerdo con la legislación aplicable y esta política.
23. Datos de menores de edad
Los servicios y formularios comerciales de NEXUS están dirigidos principalmente a personas con capacidad legal para contratar y realizar relaciones comerciales.
NEXUS no busca recolectar deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes a través de sus formularios comerciales.
Si NEXUS llegara a conocer que ha recolectado información de un menor sin las condiciones legalmente requeridas, adoptará las medidas correspondientes de acuerdo con la legislación aplicable y el interés superior del menor.
24. Confidencialidad
NEXUS mantendrá la confidencialidad de los datos personales tratados y limitará el acceso a la información a las personas que necesiten conocerla para desarrollar sus funciones, obligaciones contractuales o actividades autorizadas.
Las obligaciones de confidencialidad podrán mantenerse incluso después de terminada la relación laboral, contractual o comercial, cuando resulte aplicable.
25. Responsabilidad sobre información suministrada
El titular será responsable de proporcionar información veraz, completa y actualizada.
Cuando un usuario suministre información correspondiente a otra persona, deberá contar con la legitimidad o autorización necesaria para hacerlo.
NEXUS podrá adoptar medidas razonables para verificar la identidad del solicitante cuando sea necesario para proteger los datos personales y evitar accesos o modificaciones no autorizadas.
26. Actualización de la política
NEXUS podrá actualizar esta política cuando sea necesario debido a:
- Cambios normativos.
- Cambios en sus procesos.
- Incorporación de nuevas tecnologías.
- Modificaciones en sus servicios.
- Cambios en las finalidades del tratamiento.
- Mejoras en sus mecanismos de protección de datos.
Las modificaciones serán publicadas mediante los canales que NEXUS considere apropiados.
Cuando un cambio requiera una nueva autorización del titular, NEXUS implementará los mecanismos correspondientes antes de realizar el tratamiento que requiera dicha autorización.
27. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 10 de agosto de 2026.
La política permanecerá vigente mientras NEXUS realice actividades de tratamiento de datos personales y hasta que sea modificada o reemplazada por una nueva versión.
28. Responsable de la política
Responsable del Tratamiento: NEXUS CORPORATION BUSINESS S.A.S.
NIT: 901.914.477-0
Correo electrónico para consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales: info@nexuscbs.com
Teléfono: 311 381 1539 — 314 210 7193 — 324 877 0477
Sitio web: https://www.nexuscbs.com
29. Autorización para el tratamiento de datos personales
Al proporcionar voluntariamente sus datos personales a través de los formularios, canales digitales o medios habilitados por NEXUS, el titular declara haber leído la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y, cuando legalmente corresponda, autoriza a NEXUS CORPORATION BUSINESS S.A.S. para realizar el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con las finalidades aquí descritas.
El titular podrá ejercer sus derechos mediante los canales establecidos en esta política.
NEXUS CORPORATION BUSINESS S.A.S. — NIT 901.914.477-0